Nous connaissons malheureusement trop bien la frustration des opérateurs lorsqu’une machine tombe en panne et qu’ils doivent consulter les instructions de travail ou échanger avec des collaborateurs pour régler le problème. De nombreuses entreprises manufacturières sont aujourd’hui confrontées à de réelles difficultés car leurs habitudes de communication n’ont pas évoluées depuis longtemps et ne sont plus adaptées.
La plupart des interactions s’exécutent généralement en face à face mais pourraient être optimisées si elles étaient digitalisées.
Lors d’une crise, comme nous le vivons depuis 2020 avec le COVID-19, toutes les usines n’ayant pas digitalisées leurs instructions de travail, voir pire, n’ayant pas ou peu d’accès à Internet, s’exposent à des problématiques sans précédent.
Connecter les employés de l'usine, entre eux et en temps réel devient indispensable
Prenons un exemple concret :
Sarah, opératrice travaillant pour un grand fabricant de produits alimentaires, approche de sa fin de journée, lorsque la machine avec laquelle elle travaille cesse de fonctionner. Elle n’a donc pas d’autre choix que de stopper l’activité.
Elle a pourtant déjà connu ce problème une fois, mais c’était il y a plus d’un an. Depuis, elle ne se rappelle plus quoi faire pour remettre la machine en marche.
Elle quitte donc son poste pour consulter les instructions de travail de la machine. Et à sa grande déception, elle constate qu’elles n’ont pas été mises à jour depuis la dernière fois qu’elle les a utilisées. Les instructions de travail sont toujours très techniques et donc difficiles à comprendre rapidement, ce qui rend plus complexes et plus longues la compréhension et l’exécution des étapes pour résoudre le problème.
Sarah se demande donc comment son entreprise peut dépenser des millions d’Euros pour sa transformation digitale, alors que les opérateurs doivent encore consulter des documents imprimés pour faire leur travail !
Pourtant, une simple vidéo, rapide et claire, accessible sur le lieu de travail, montrant ce qu’il faut faire, aurait été très bénéfique pour résoudre le problème qu’elle est en train de vivre.
« Nous avons entendu d’innombrables fabricants et opérateurs partager leurs frustrations sur le temps qu’il faut pour résoudre les problèmes d’immobilisation des équipements. J’ai moi-même vécu ces problèmes en travaillant comme directeur des infrastructures critiques dans une entreprise de fabrication de produits alimentaires. C’est pourquoi je me suis donné pour mission de concevoir une application de gestion des performances des travailleurs, spécifiquement destinée à l’industrie manufacturière et qui permette aux opérateurs d’accéder en ligne à toutes les ressources dont ils ont besoin pour faire leur travail le plus simplement possible ! » a déclaré Alex Leclerc, PDG et fondateur de Poka.
Depuis le lancement de Poka en 2013 (devenu AVEVA Teamwork) plusieurs grands fabricants, tels que Mars, Danone, ABB, Bosch et Barry Callebaut, ont utilisé l’application pour connecter leurs opérateurs. Ils transforment la façon dont ils se forment en continue et résolvent les problèmes rencontrés avec les machines et process dans l’usine. Avec Poka, les opérateurs accèdent aux instructions de travail facilement via l’application. Les instructions disponibles comprennent toutes les photos, diagrammes et vidéos leurs étant nécessaires.
Les opérateurs utilisent également l’application pour poster des messages lorsqu’ils ne trouvent pas de solution à un problème dans les instructions de travail. Ils peuvent envoyer des appels à l’aide en temps réel, aux experts d’une machine particulière. Cela leur permet de rester proactifs et de résoudre les problèmes rencontrés beaucoup plus rapidement !
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La digitalisation des instructions de travail en 3 étapes
Poka recommande une approche en trois étapes pour mettre à jour les instructions de travail au format digital :
1 - Donner aux opérateurs un accès digitalisé aux instructions de travail
La première mesure prise par la plupart des industriels, utilisateurs de Poka, consiste à permettre aux opérateurs d’accéder plus facilement à leurs instructions de travail existantes.
Terminées les instructions en format PDF, stockées sur un disque partagé !
Comme l’explique Amélie Provost, responsable HACCP et SQF chez Riviera, un fabricant canadien de produits laitiers, « Nos procédures opératoires étaient de longs documents écrits stockés sur notre réseau, donc rarement utilisés car trop archaïque ».
La société Riviera s’est tournée vers Poka pour permettre à ses opérateurs d’accéder à des instructions numériques directement sur leur poste de travail. Chaque station est équipée d’un iPad contenant l’application Poka et les opérateurs utilisent la tablette pour scanner un code QR sur l’équipement afin d’ouvrir instantanément les instructions de travail et autres informations qui pourraient être pertinentes avec leur recherche.
2 - Soutenir les procédures écrites par des instructions de travail visuelles
Une fois que les documents existants sont chargés dans l’application Poka, l’étape suivante consiste généralement à accélérer la compréhension en créant des tutos vidéo. Comme l’explique M. Provost, « les tutos vidéo sont plus rapides et plus faciles à comprendre que la lecture d’un texte. Le texte peut facilement être mal interprété, alors qu’il n’y a pas d’ambiguïté avec les vidéos ».
Poka facilite la création de vidéos et d’autres formes d’instructions de travail visuelles en utilisant une interface simple et flexible guidant les utilisateurs à travers chaque étape. Cela inclut la création d’images de soutien qui illustrent ce qu’il faut faire, comment le faire et pour quelle raison.
Et contrairement aux idées reçues, les vidéos sont en fait plus faciles à créer que les documents texte ! Le directeur des opérations d’ABB, Mike Shenouda, explique : « Il est plus rapide d’enregistrer une vidéo montrant une procédure sur une machine, que d’écrire chaque étape avec du texte et des photos ».
3- Rendre accessible la création de contenu
Certains utilisateurs ont poussé l’utilisation de l’application un peu plus loin en intégrant les connaissances et les idées des opérateurs dans un registre centralisé. La société ABB, par exemple, a reconnu qu’elle avait « une occasion d’exploiter et de mettre à profit les connaissances des travailleurs d’usine ». « Nous savions que les travailleurs étaient essentiels pour découvrir ce qui se passe dans l’usine, trouver des solutions aux problèmes et contribuer à l’amélioration continue », explique M. Shenouda.
Pour atteindre cet objectif, les employés d’ABB utilisent l’iPad de leur poste de travail, pour prendre une photo ou une vidéo d’une idée qu’ils veulent partager, ou ce qu’il faut faire pour résoudre un problème. Ils partagent ensuite les images, accompagnées d’une courte note écrite, dans le flux de l’usine, afin que la direction et les autres opérateurs de toutes les équipes puissent voir l’information.
La facilité et la rapidité avec lesquelles cela peut être fait sont deux facteurs particulièrement importants pour les opérateurs et les mécaniciens, qui n’ont pas le temps de produire une longue procédure, même s’ils ont des connaissances de première main précieuses.
Le fait de faciliter au maximum le partage des connaissances et des idées au sein de l’usine encourage les opérateurs à apporter leur contribution.
Depuis la mise en oeuvre de Poka, les travailleurs d’ABB ont partagé plus de 2 000 mises à jour et idées d’amélioration continue.
En simplifiant la création de contenus de manière plus efficace, Nutricia N.V., une division de Danone, a réduit le temps de production des contenus de 50%, tout en réduisant également le temps et le coût de l’observation sur le terrain de 40%.
De plus, la facilité avec laquelle les travailleurs accèdent et suivent désormais les procédures chez Riviera a permis au fabricant de réduire de 9% les déchets dans l’une de ses lignes de production de yaourts.
