Comment rapidement digitaliser ses Instructions de Travail ? Nos clients vous l'expliquent.
Qui n'a pas déjà vécu cette situation stressante... et frustrante !
Nous connaissons trop bien les défis et les frustrations des opérateurs lorsque leur machine tombe soudainement en panne et qu'ils doivent consulter les instructions de travail pour régler le problème.
Justine, opératrice principale chez un grand fabricant de produits alimentaires, approche de la fin de son quart de travail lorsque la machine d’emballage cesse de prendre les produits. Il manquait au robot ce qui semblait être des pièces aléatoires. A cause d'un manque de cartons, elle n'avait pas d'autre choix que d'arrêter la machine.
Justine a déjà eu ce problème une fois, mais c'était il y a plus d'un an, elle ne se souvient donc pas de ce qu'il faut faire pour remettre la machine en marche.
Elle quitte son poste pour consulter les instructions de travail de la machine, qui sont rangées dans un classeur dans le bureau du responsable de production. À sa grande déception, elle constate qu'elles n'ont pas été mises à jour depuis la dernière fois qu'elle les a utilisées. Les instructions de travail sont toujours lourdes en texte et verbeuses, ce qui rend plus difficile et plus long la compréhension puis l'exécution des étapes pour résoudre le problème.
Il n'est pas nécessaire de rappeler à Justine que chaque minute d'arrêt de sa machine coûte des milliers d'Euros à l'entreprise. Elle est d'autant plus anxieuse qu'elle sait que plus elle met de temps à résoudre le problème, plus cela aura des conséquences négatives sur ses capacités.
Justine ne comprend pas comment l'entreprise peut dépenser des millions d'Euros pour moderniser son équipement et ses systèmes informatiques avec les dernières technologies dans le cadre de ce qu'elle appelle sa "stratégie de Transformation Digitale", alors que les opérateurs doivent encore consulter des documents imprimés pour faire leur travail. Une simple vidéo, accessible sur le lieu de travail, montrant ce qu'il faut faire serait beaucoup plus rapide et claire.
Une solution pensée et conçue pour les industriels
Ce que vient de vivre Justine, nous l'avons entendu des centaines et des centaines de fois... Nous avons tous entendu la frustration des opérateurs à ne pas pouvoir remettre en marche rapidement leur machine lors d'une panne. Poka s'est donné pour mission de résoudre ce problème en apportant aux industriels une solution digitale permettant aux opérateurs d'accéder à des informations à jour, intuitives et dans un temps court.
Depuis le lancement de Poka en 2013, les leaders industriels, tels que Mars, Danone, ABB, Bosch et Barry Callebaut, ont utilisé l'application pour connecter numériquement leurs employés sur le terrain et transformer la façon dont les opérateurs sont formés à résoudre les problèmes. Leurs opérateurs accèdent désormais facilement aux instructions de travail en format numérique directement sur leur poste de travail grâce à des tablettes chargées avec l'application Poka. Cette application comprend toutes les photos, diagrammes et vidéos nécessaires.
Les opérateurs utilisent également l'application pour poster des messages lorsqu'ils ne trouvent pas de solution à un problème dans les instructions de travail. Au lieu de se fier à leurs superviseurs ou d'attendre la maintenance, les opérateurs peuvent envoyer des appels à l'aide en temps réel aux experts d'une machine particulière. Il s'agit notamment des ingénieurs de maintenance, du service d'amélioration continue et des opérateurs d'autres chaînes de production, équipes et sites de production.
3 étapes pour digitaliser ses Instructions de Travail !
Pour tirer rapidement de la valeur et maximiser le retour sur investissement, Poka recommande une approche en trois étapes pour convertir les instructions de travail existantes au format numérique, tout en offrant une méthode pour créer un contenu plus efficace qui tire parti des connaissances fondamentales et des bonnes pratiques des opérateurs sur le terrain.
Etape 1 - Donnez à vos opérateurs un accès digital aux Instructions de Travail
La première prise de décision par la plupart des industriels consiste simplement à faciliter l'accès des travailleurs à leurs instructions de travail existantes. Et cela ne se limite pas à stocker des versions PDF des instructions sur un disque partagé. Comme l'explique Amélie Provost, responsable HACCP et SQF chez Riviera, un fabricant de produits laitiers canadien, "nos modes opératoires normalisés étaient des documents écrits et longs, stockés sur notre réseau, et donc rarement utilisés".
Les travailleurs sur le terrain dans la plupart des entreprises manufacturières ont rarement les qualifications nécessaires pour accéder aux systèmes traditionnels de gestion des dossiers de l'entreprise. Et même s'ils le font, accéder à un ordinateur peut prendre autant de temps que de consulter des instructions imprimées et rangées dans le bureau du responsable de production. De plus, trouver les bonnes instructions dans un système comme SharePoint peut souvent donner l'impression d'essayer de trouver une aiguille dans une botte de foin.
C'est pourquoi Riviera a fait appel à Poka pour permettre à ses employés sur le terrain d'accéder aux instructions numériques directement sur leur poste de travail. Chaque station est équipée d'un iPad contenant l'application Poka. Les opérateurs n'ont qu'à pointer l'iPad pour scanner un code QR sur leur équipement ou leur poste de travail afin d'ouvrir instantanément les instructions de travail et autres informations pertinentes.
Poka permet également aux fabricants de démarrer facilement. Les modes opératoires standardisés et les instructions de travail existantes au format PDF peuvent être téléchargées en masse dans l'application, puis organisées selon les normes ISA S-95 qui reflètent les opérations de production au niveau de l'usine, de la chaîne de production, du poste de travail et de l'équipement. Les PDF peuvent être téléchargés dans leur intégralité, ainsi que divisés en micro leçons plus courtes pour une consultation et une utilisation plus rapides.
Etape 2 - Mettez en place des Instructions de Travail visuelles
Une fois que leurs documents existants sont téléchargés dans Poka, la prochaine étape pour de nombreux industriels est d'accélérer la compréhension et d'améliorer la rétention d'information en créant des micro-leçons vidéo et des images de soutien. Comme l'explique M. Provost, "les micro-leçons vidéo sont plus rapides et plus faciles à comprendre que la lecture d'un texte. Le texte peut facilement être mal interprété, alors qu'il n'y a aucune ambiguïté avec les vidéos".
Poka facilite la création de vidéos et d'autres formes d'instructions de travail visuelles en utilisant une interface simple mais flexible qui guide les personnes à travers chaque étape. Cela inclut la création d'images de soutien qui illustrent ce qu'il faut faire, comment le faire et pourquoi c'est important.
Bien sûr, il n'est pas réaliste de s'attendre à ce que tous les SOP soient mis à jour en instructions de travail visuelles ou en vidéo en même temps. C'est pourquoi de nombreux industriels migrent vers la vidéo au fil du temps et établissent des priorités pour commencer. Cela peut se faire en fonction du moment où une instruction de travail doit être mise à jour, ou un nouvel équipement est installé, ou encore d'une initiative d'amélioration ciblée ou d'un événement Kaizen. Par exemple, certains industriels de produits alimentaires ont constaté des améliorations significatives en matière de rebuts et de qualité en commençant par leurs points de contrôle critiques (PCC).
Et contrairement aux idées reçues, les vidéos sont en fait plus faciles à créer que les documents texte. Le directeur des opérations d'ABB, Mike Shenouda, explique : "Il est plus rapide d'enregistrer une vidéo montrant une procédure sur une machine de 30 mètres que d'écrire chaque étape avec du texte et des photos".
Riviera trouve également que la micro-leçon en vidéo est plus facile à mettre à jour. "Il suffit de modifier les étapes qui ont besoin d'être mises à jour", explique M. Provost.
Etape 3 - Captez les connaissances de base et décentralisez la création de contenu
Certains industriels ont poussé plus loin leurs instructions de travail en y intégrant les connaissances et les idées des employés sur le terrain. ABB, par exemple, a reconnu qu'elle avait "une occasion inexploitée de collecter et de mettre à profit les connaissances de nos ouvriers d'usine. Nous savions que les travailleurs étaient essentiels pour découvrir ce qui se passe dans l'usine, trouver des solutions aux problèmes et contribuer à l'amélioration continue", explique M. Shenouda.
Pour atteindre cet objectif, les ouvriers d'ABB utilisent l'iPad sur leur poste de travail pour prendre une photo ou une vidéo démontrant une idée qu'ils ont, ou ce qu'il faut faire pour accomplir une tâche ou résoudre un problème. Ils affichent ensuite les images, accompagnées d'une courte note écrite, dans le flux de l'usine de Poka, pour que la direction et les autres employés sur le terrain de toutes les équipes puissent les voir.
La facilité et la rapidité avec lesquelles cela peut être fait sont particulièrement importantes pour les opérateurs et les mécaniciens très occupés qui n'ont tout simplement pas les compétences en écriture ou le temps de produire une longue procédure écrite, même s'ils ont des connaissances précieuses.
Le fait de faciliter au maximum le partage des connaissances et des idées encourage également les travailleurs à contribuer davantage qu'avec une boîte à idée traditionnelle. En fait, les ouvriers d'ABB ont partagé plus de 2 000 mises à jour et idées d'amélioration continue depuis la mise en œuvre de Poka.
De plus, l'alimentation de l'usine agit comme un journal de bord numérique vivant. Les postes de travail ne se contentent pas d'alimenter des idées pour la révision ou la création de nouvelles instructions de travail. Ils constituent en effet la base de connaissances collective de l'entreprise et préservent les connaissances de base lorsque les employés partent ou prennent leur retraite.
Bien entendu, décentraliser la création de contenu ne signifie pas perdre le contrôle ou la gouvernance. Il faut encore intégrer à la plateforme numérique d'instructions de travail des contrôles stricts en matière de révision, de processus d'approbation et de versions pour garantir le respect des normes.
Un signe du changement lié au temps
"Les instructions de travail numériques ne sont plus un gadget, mais un must. 65% des personnes sont des apprenants visuels, et les opérateurs ne font pas exception", ajoute Leclerc, le PDG de Poka. "Les visuels n'améliorent pas seulement l'apprentissage de 400%. Avec la popularité et l'efficacité des TUTO de bricolage sur YouTube, la prochaine génération s'attend à ce que ce soit le cas sur le lieu de travail".
En continuant à s'appuyer sur des instructions de travail lourdes en texte et imprimées, les industriels risquent de ne pas pouvoir attirer et garder leurs employés motivés et engagés. En outre, ils risquent de ne jamais développer les compétences de niveau expert nécessaires pour maximiser leurs performances et suivre l'évolution du paysage concurrentiel et des exigences des clients.
Le Retour sur Investissement lié au Visuel
"La bonne nouvelle, c'est que Poka permet aux industriels de passer facilement aux micro-leçons vidéo et autres formes d'instructions de travail visuelles et de constater un retour sur investissement rapide", ajoute M. Leclerc.
En simplifiant la création de contenus de formation plus efficaces, Nutricia N.V., une division de Danone, a réduit le temps de production des contenus de 50%, tout en réduisant également le temps et le coût de l'observation sur le lieu de travail de 40%. En outre, la facilité avec laquelle les employés accèdent et suivent désormais les procédures chez Riviera a permis à l'industriel de réduire de 9 % les rebuts sur l'une de ses lignes de production de yaourts.
