Digitaliser les documents et les formulaires

Comment les grands industriels mondiaux passent-ils au zéro papier pour atteindre l'excellence en matière de production ?

Les formulaires électroniques remplacent progressivement le papier dans les opérations de production comme outil privilégié de contrôle et d'inspection de la conformité aux normes de travail. Ces solutions ont énormément évolué au fil des ans pour offrir une valeur qui va bien au-delà de l'évidence : faciliter et accélérer la collecte de données précises. C'est particulièrement vrai pour les formulaires électroniques et les listes de contrôle conçus spécifiquement pour la fabrication, qui permettent aux ouvriers de transformer chaque problème en une occasion d'apprendre et de s'améliorer.

Pour atteindre l'excellence en matière de fabrication et atteindre les objectifs fixés en matière de sécurité, de qualité, d'OEE, de déchets, etc., il est essentiel que les employés appliquent les normes de manière cohérente dans toutes les équipes et les usines. Si les normes ne sont pas respectées, les industriels doivent rapidement identifier les raisons de ces écarts et prendre des mesures immédiates pour corriger la situation. Cela inclut la mise à jour des normes sur la base de toute nouvelle connaissance opérationnelle et des meilleures pratiques découvertes.

Pour vérifier si les normes sont respectées, les fabricants comptent sur leurs employés pour remplir une grande variété de formulaires afin de confirmer qu'ils ont suivi toutes les étapes requises et que leur équipement et leur chaîne de production fonctionnent de manière optimale.

Le problème, cependant, est que ces documents sont encore largement remplis manuellement à l'aide d'un stylo et de papier. Non seulement cela ajoute des délais et des coûts inutiles pour remplir les formulaires, mais cela facilite des erreurs et des omissions. Cela empêche alors les fabricants de prendre des mesures correctives en temps voulu et augmente les risques de non-conformité.

En outre, les processus et systèmes utilisés pour suivre les actions et partager les améliorations sont souvent déconnectés et reposent sur des conversations verbales. Il n'y a pas de moyen facile de collaborer avec les employés à travers les équipes et les usines afin que chacun puisse apporter des idées, aider à développer de nouvelles normes et accroître les connaissances opérationnelles.

En termes simples, les processus manuels basés sur le papier sont un outil inefficace et inefficient pour gérer les normes qui favorisent l'excellence de la fabrication.

Améliorer l'efficacité de la main-d'œuvre et les connaissances opérationnelles

Pour améliorer l'efficacité de la main-d'œuvre et les connaissances opérationnelles, certains industriels , tels que Mars, Danone et Kraft Heinz, se tournent vers les formulaires électroniques dans le cadre d'une application plus complète destinée aux travailleurs connectés. Aveva TeamWork permet à ces entreprises et à d'autres de réduire jusqu'à 20% le temps nécessaire aux travailleurs pour remplir et traiter les formulaires. Sur la base du volume de formulaires et de listes de contrôle remplis dans la plupart des usines, cela pourrait se traduire par des millions d’euros d'économies.

Selon Dan Nugent, Global Supply College Director chez Mars, "Le problème avec les formulaires et les listes de contrôle papier en place aujourd'hui est qu'ils ne sont pas centrés sur l'opérateur et qu'il est difficile de les remplir pendant le fonctionnement de la ligne. Aveva TeamWork est conçu pour aider nos opérateurs et nos techniciens dans le cadre de leur travail quotidien, et non pas pour s'y superposer."

Mais les avantages de remplir les formulaires électroniquement avec Aveva TeamWork ne s'arrêtent pas à une simple réduction du temps et des coûts. Par exemple, si les opérateurs identifient un écart, ils peuvent immédiatement envoyer un appel à l'aide dans le flux de discussion numérique de l'application, afin que les experts en équipement et les autres travailleurs des différentes équipes et usines puissent aider à résoudre le problème.

Pour faciliter la compréhension du problème par tous, l'appel à l'aide peut inclure une photo ou une vidéo prise par les opérateurs à l'aide d'une tablette. Ainsi, toute personne ayant une solution peut répondre au message, accompagné d'une vidéo ou d'une photo montrant comment résoudre le problème. Toutes les informations capturées dans le cadre de l'appel à l'aide peuvent ensuite être facilement converties en une solution de dépannage, stockées dans la base de connaissances et partagées dans l'ensemble des opérations mondiales pour que tous les travailleurs puissent apprendre et en bénéficier - tout cela à partir de l'application.

"La puissance et la valeur d’Aveva TeamWork résident dans la connectivité entre les modules", explique Dan. "Et à son tour, la capacité de passer de manière transparente et rapide du problème à la solution, puis de construire des capacités associées."

Des formulaires dynamiques pour guider vos employés

Les formulaires d'AVEVA TeamWork ont été conçus autour d'une logique dynamique afin de guider les employés lorsqu’ils les remplissent. Cela se présente sous le forme de « Si ceci … Alors cela ... » comme par exemple « Si je choisis la réponse A alors la question suivante me proposera des réponses associées à A, si par contre je choisis la réponse B, dans ce cas la question suivante s’accordera ». Selon la réponse à une question, le questionnaire s’adapte et présente une ou plusieurs questions à la suite.

Grâce à cette forme dynamique des formulaires, Aveva Teamwork aide vos employés à ne pas se tromper lorsqu’ils remplissent un formulaire, à leur afficher uniquement les bonnes informations nécessaires au moment voulu, et à simplifier l’utilisation de ceux-ci.

Dans Aveva TeamWork, on a également la possibilité de définir plusieurs questions primaires comme conditions, permettant d’afficher une ou plusieurs questions subsidiaires. Cela se présentant sous la forme de : « Si ceci, et ceci, et ceci… alors cela… ».

Faciliter le passage aux formulaires électroniques

La bonne nouvelle est qu’Aveva TeamWork permet également aux industriels de passer facilement aux formulaires et aux listes de contrôle électroniques. Les entreprises peuvent créer leurs modèles de formulaires personnalisés à l'aide d'un générateur de formulaires intuitif doté d'une interface de « glisser-déposer ». Grâce à la prise en charge de l'édition multi-utilisateurs, du contrôle de version, du partage entre les équipes et les usines, des signatures électroniques, etc., la plupart des formulaires papier peuvent être transférés sur l’application.

Les avantages de la dématérialisation sont convaincants pour tous les départements. Voici quelques-uns des formulaires les plus courants et les plus utilisés qui sont transférés dans Aveva TeamWork :

• Production : Liste de contrôle pré-opérationnelle/arrêt ; contrôle de l'équipement ; nettoyage, inspection et lubrification (CIL) ; changement d'équipe ; changement de produit.
• Amélioration continue : visites d'usine ; RCA - 5Whys ; contrôles 5S ; formulaires d'idées d'amélioration continue.
• Santé et sécurité : Observations de sécurité ; incidents évités de justesse ; inspections de chariots élévateurs ; inspections de sécurité ; registre / audits LOTO.
• Qualité : Inspections du matériel ; listes de contrôle de l'hygiène et du nettoyage ; contrôles de la qualité opérationnelle ; étalonnage des balances.

Un hub digitalisé pour les connaissances opérationnelles et l'excellence de la production

Si les formulaires électroniques et les listes de contrôle constituent un excellent point de départ pour s'assurer que les travailleurs respectent les normes de sécurité et de production, ils ne sont qu'une solution parmi d'autres pour atteindre l'excellence en matière de production. En tant que véritable hub digital permettant de capturer et de développer les connaissances opérationnelles, Aveva TeamWork permet à vos employés d'être connectés en permanence les uns aux autres, de sorte que chaque problème se transforme en une opportunité d'apprentissage et d'amélioration. De plus, chacun a la possibilité de partager facilement ses connaissances, de contribuer à l'élaboration de nouvelles normes et d'apprendre les uns des autres dans le cadre de son travail quotidien.

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