Digitaliser sa communication
Avec la crise sanitaire qui a touché la planète entière, il a fallu réinventer nos modes de travail. Les entreprises ont dû apprendre à s'adapter, et la communication et la collaboration à distance ont notamment pris une place très importante.
Cependant, de nombreux industriels se retrouvent encore aujourd'hui confrontés à des difficultés dans la transmission des messages et la collaboration à distance, car ils comptent principalement sur les interactions et les réunions physiques avec les ouvriers d'usine.
Heureusement, il existe des solutions qui offrent une alternative plus sûre. Aveva TeamWork est une application d'aide à la performance conçue pour les industriels, qui connecte les ouvriers d'usine avec des experts et la direction afin qu'ils puissent communiquer et collaborer à distance en toute sécurité, et notamment :
- Fournir aux travailleurs des mises à jour en temps réel sur les changements de politique d'entreprise et les directives en matière de santé et de sécurité.
- Réduire le nombre de réunions de changement d'équipe et de réunions quotidiennes en partageant l'information grâce au digital.
- Partager les problèmes et les solutions entre les lignes de production, les équipes et les usines pour que tous les travailleurs puissent en bénéficier.
- Permettre la communication et la collaboration en temps réel entre tous les travailleurs de première ligne.
En résumé : en connectant les opérateurs entre eux et avec la direction, chaque salarié a un accès instantané à toutes les informations et à toutes les personnes dont il a besoin, même à distance. Cela permet non seulement d'assurer la sécurité de tous et de minimiser les perturbations, mais aussi d'encourager la communication et la collaboration entre les salariés.
De plus, il est important de noter que la communication avec Aveva Teamwork n’est pas dédiée uniquement aux travailleurs de première ligne, mais à toute personne de l’usine, y compris les managers et la direction
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Améliorez la communication dans votre usine
Voici 3 catégories de communication que vous pourrez utiliser dans AVEVA Teamwork pour mieux communiquer à distance :
1. Mises à jour critiques de l'usine
Le flux d'usine d’Aveva Teamwork permet le partage d'informations en temps réel entre collègues, ce qui alimente le système de gestion quotidienne et facilite les transitions entre les équipes. Par conséquent, en publiant toutes les informations qui ont ou peuvent avoir un impact sur la production, la qualité ou la sécurité, les usines deviennent plus performantes.
2. Les suggestions d'amélioration des travailleurs
Le plus souvent, les messages dans le fil d'actualité portent sur des problèmes de production ou des écarts, mais il est également possible d'encourager le partage d'idées et ainsi développer la performance de son usine, grâce à l'intelligence collective et l'engagement et l'implication de son personnel. En fournissant un outil qui soutient la philosophie Kaizen, les employés de l'atelier peuvent plus facilement échanger des idées avec leurs collègues et leurs responsables.
3. Partage d’informations générales
Les entreprises les plus performantes demandent aussi régulièrement à l'administration d'envoyer des notifications importantes via Aveva Teamwork. Les messages les plus fréquents sont liés à des changements de procédures de qualité, à de nouvelles pratiques en matière de santé et de sécurité, à des informations sur des accidents ou des quasi-accidents, à des annonces concernant les ressources humaines, à des mises à jour sur des projets internes et à des nouvelles générales, par exemple les dates d'un prochain audit. Étant donné que la plupart des employés de l'atelier n'ont pas de comptes de messagerie d'entreprise, ce système devient le moyen le plus efficace de diffuser rapidement l'information à tous les employés, ce qui permet une harmonisation plus rapide entre les usines, les départements et les équipes.
Quelques conseils à destination des managers pour augmenter l'engagement et la collaboration des équipes :
1. Partager clairement vos attentes
Créez une carte de référence en utilisant un modèle de grille de communication dans l'application AVEVA Teamwork. Cette "antisèche" permettra de rappeler à vos équipes les messages qu'ils doivent publier, par exemple les temps d'arrêt de plus de 15 minutes, les observations de sécurité, les problèmes de qualité qu'ils observent sur un produit, etc.
2. Soyez engagé !
Les chefs d'équipe et les superviseurs doivent soutenir activement leurs employés dans les semaines et les mois qui suivent la mise en œuvre afin de favoriser le changement culturel nécessaire pour maintenir cette nouvelle habitude de partage et de publication sur le fil de l'usine. En passant du temps dans l'atelier, en reconnaissant et en commentant les messages récents, les responsables peuvent contribuer à leur adoption.
3. Intégrez Aveva Teamwork dans une routine quotidienne
Les entreprises les plus performantes utilisent toutes Aveva Teamwork dans le cadre de la transition entre les équipes, pour un meilleur alignement entre les équipes. Cela réduit le manque d'information qui existe souvent entre les membres des premières, deuxièmes et troisièmes équipes d’une rotation.
4. Gardez un œil sur les chiffres
Suivez régulièrement les KPI d'adoption et, si nécessaire, réagissez en prenant des mesures. Les principaux KPI à surveiller sont :
- Taux de connexion par utilisateur
- Activités par utilisateur
- Rapports de visualisation par utilisateur
- Messages d'information à l'échelle de l'entreprise
- Nombre total de guides de formation créés
- KPI de l’usine
5. Appliquer les nouveaux processus et supprimez les anciens
Une fois que vos nouveaux process digitaux sont mis en place dans AVEVA Teamwork, supprimez les anciens et ne les proposez plus comme alternatives. Par exemple, lorsque les formulaires de passage d'équipe sont mis en place dans AVEVA Teamwork, n'autorisez plus de version papier. Maintenir deux façons de faire n'est pas efficace et conduit à des erreurs.
L'utilisation d'un outil comme AVEVA Teamwork pour améliorer la communication au sein de l'usine peut être à la fois transformatrice et perturbatrice. Mais avec une attention toute particulière à la façon de gérer la conduite du changement, un engagement fort de la part du management et de la direction et les simples conseils partagés dans cet article, le chemin vers le succès sera bien plus court !
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